BPM, ECM & DMS – Digitale Geschäftsprozesse
Die digitale Transformation betrifft seit vielen Jahren nahezu jedes Unternehmen und erfordert ein grundlegendes Umdenken in Bezug auf Geschäftsmodelle und Prozesse. Ziel ist es dabei fast immer, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und nachhaltiger zu agieren. Doch auch die Entlastung deiner Mitarbeiter und der Beitrag zum Klimaschutz sind wichtige Gründe, warum dieser Wandel unverzichtbar ist.
Mit Technologien wie BPM, ECM und DMS kannst du deine Arbeitsabläufe digital abbilden und automatisieren. Egal ob Vertrieb, Buchhaltung, Qualitätssicherung, Personalmanagement oder Logistik – die digitale Geschäftsprozess-Modellierung ist immer individuell auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten. Je länger du jedoch mit diesen Veränderungen zögerst, desto schwieriger wird es, wettbewerbsfähig zu bleiben. Hast du das Gefühl, den Zug fast verpasst zu haben? Keine Sorge – wir helfen dir, rechtzeitig aufzuspringen!
Du suchst nach Praxisbeispielen? Um dir die vielfältigen Möglichkeiten der Unternehmensdigitalisierung näherzubringen, haben wir einige konkrete Anwendungsfälle für dich zusammengefasst.
windream – unser Partner für ECM, BPM und DMS
Digitalisiere deine Geschäftsprozesse gemeinsam mit uns und den leistungsstarken Lösungen von windream, einer Software der dataglobal Bochum GmbH. Als Technologiepartner bieten wir dir intelligente Ansätze für elektronische Archivierung, digitales Dokumentenmanagement und Workflow-Automation. So machen wir deine Workflows effizienter, einfacher und zukunftssicher – für nachhaltige Optimierungen, die wirklich zählen.
Was ist ECM?
Mit einem ECM (Enterprise Content Management) hast du die volle Kontrolle über den gesamten Content deines Unternehmens – nicht nur über Dokumente, sondern auch über E-Mails, Bilder, Videos und Social Media. ECM deckt den gesamten Lebenszyklus dieser Inhalte ab, von der Erstellung über die Speicherung und Nutzung bis hin zur Archivierung oder Löschung. So kannst du alle unstrukturierten Informationen deines Unternehmens effektiv verwalten und nahtlos in deine Geschäftsprozesse integrieren. Damit behältst du jederzeit den Überblick.
Was ist BPM bzw. BPMN?
BPM (Business Process Management) hilft dir dabei, die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen, wie zum Beispiel in der Buchhaltung oder Produktion, digital zu organisieren und effizienter zu gestalten. Die Beschreibung dieser Workflows erfolgt mit der „Sprache“ BPMN (Business Process Model and Notation), bei der die Abläufe in verständlichen Diagrammen modelliert werden – so können deine Mitarbeiter sie schnell und einfach nachvollziehen.
Mit einer BPM-Lösung reduzierst du menschliche Fehler und hast eine bessere Kontrolle über alle Prozesse. Aufgaben und Zuständigkeiten werden digital gesteuert, sodass es kein Problem mehr ist, wenn die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern mal hakt. Was nicht unbedingt von einem Menschen erledigt oder geprüft werden muss, übernimmt die Software – und zwar genau nach dem Workflow, den du festgelegt hast.
Was ist ein DMS?
Mit einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) bringst du Struktur in deine Dokumente – sie werden digital, unveränderbar (revisionssicher) und blitzschnell wiederauffindbar in deinem Unternehmen abgelegt.
Der Papierkorb und die alten Papierordner bleiben leer, und du sparst jede Menge Platz! Außerdem unterstützt dich ein DMS enorm bei der Einhaltung der GoBD, sodass du ganz entspannt und compliant arbeiten kannst. Lass den Papierkram hinter dir und genieße die Vorteile einer effizienten digitalen Dokumentenverwaltung.
Rechnungswesen & Archivierung
Mit einem BPM-Workflow wird die Erfassung deiner Rechnungen zum Kinderspiel. Egal, ob du sie direkt eingibst oder von einer OCR-Software scannen lässt, die automatische Verbuchung und strukturierte Freigabeprozesse machen den Rest. Und die beste Nachricht? Alle Dokumente sind revisionssicher in deinem DMS gespeichert.
mehr erfahrenVertrieb & Marketing
Optimiere die Ansprache deiner Kunden durch die perfekte Kombination von ECM und CRM-Systemen. Digitalisiere den gesamten Prozess der Nachverfolgung und Angebotserstellung und schaffe so eine klare Struktur. Dadurch erhältst du nicht nur eine bessere Übersicht, sondern auch schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen.
mehr erfahrenProduktion, Fertigung & Logistik
Mit einem individuell modellierten Workflow sicherst du nachhaltig die Qualität deiner Produktion. Digitale Lagerkontrollen und standardisierte Prüfungen gewährleisten einen stabilen Arbeitsprozess. Automatisierte Zusammenfassungen von Versandaufträgen, Retouren, Tracking und die Kommunikation mit Logistikpartnern schaffen mehr Transparenz und Sicherheit.
mehr erfahrenSchaden- & Leistungsmanagement
Dein System aus ECM, BPM und DMS übernimmt die komplette Bearbeitung von der Meldung bis zur Entscheidung automatisiert. Spare Zeit, minimiere Fehler und ermögliche eine schnelle, transparente Abwicklung deiner Schadensfälle oder anderer Dienstleistungen. So profitierst nicht nur du, sondern auch deine Klienten.
mehr erfahrenAutomatisierte Qualitätssicherung
Insbesondere bei Individualanfertigungen oder kritischen Infrastrukturen (KRITIS) garantieren automatisierte Prozesse die strikte Einhaltung der hohen Standards. Durch sorgfältige Überwachung und Dokumentation aller Schritte kannst du sicherstellen, dass jeder Arbeitsablauf genau nach den Vorgaben abläuft.
mehr erfahrenPersonalmanagement & Recruiting
Von der Ausschreibung bis zur Einstellung – alles läuft volldigitalisiert ab, was enorm Zeit spart. Finde schneller passende Kandidaten, indem du präzise Suchkriterien und automatisierte Algorithmen nutzt. Routineaufgaben wie das Onboarding führst du zügig und lückenlos durch, sodass neue Mitarbeiter sich schnell integrieren können.
mehr erfahrenProjektmanagement & Berichtswesen
Egal ob agile Prozesse, Berichterstattung, Trendanalysen oder die Automatisierung von Support-Anfragen – mit digitalen Workflows behältst du den Überblick über Deadlines, prüfst Projektdaten auf Vollständigkeit und bildest Eskalationsstufen ab. So bist du immer einen Schritt voraus.
mehr erfahrenMontage, Wartung & Außendienst
Plane Routen und Ressourcen digital, damit deine Mitarbeiter genau wissen, was sie tun sollen. Durch klare Vorgaben können Missverständnisse vermieden werden. Abnahmeprotokolle oder andere Dokumente lassen sich bequem per Smartphone erfassen und direkt im DMS unveränderbar ablegen. So können sich deine Handwerker voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren.
mehr erfahrenDigitales Vertragsmanagement
In vielen Bereichen, wie beispielsweise der Baufinanzierung, wo Verträge oft komplex sind, unterstützen dich BPM, ECM und DMS, z.B. durch revisionssichere Archivierung und Zertifikatsprüfungen. Eine digitale Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass die Abläufe klar und transparent sind – für alle Beteiligten.
mehr erfahren
Brauch ich das wirklich, oder ist das nur ein Hype?
Geschäftsprozesse sind oft historisch gewachsen und ziemlich individuell, was zu komplexen und uneinheitlichen Abläufen führt. Das Resultat? Zeitfressende doppelte Sicherheitsmechanismen und überlastete Mitarbeiter, die ständig Papier durch die Gegend tragen oder mit verschiedenen Programmen jonglieren müssen. Ein digitales Geschäftsprozessmanagement bietet dir in erster Linie:
Das bedeutet konkret: Mit der Digitalisierung deiner Prozesse gehen Dokumente und Informationen nicht mehr verloren. Wichtige Daten werden automatisch bereitgestellt, und du bekommst sofort Benachrichtigungen, wenn z.B. Fristen überschritten werden. Das macht alles einfacher und effizienter. Die Antwort auf die Frage, ob sich das lohnt, ist also ein klares Ja – sehr wahrscheinlich!
Wie digital sind deine Workflows?
Seit Jahren entwickeln wir maßgeschneiderte Webanwendungen für kleine und mittelständische Unternehmen in der DACH-Region. Wenn du neugierig bist und wissen möchtest, wie wir deine Vorstellungen umsetzen können, sprich uns einfach an! Wir freuen uns auf eine Beratung und darauf, gemeinsam deine digitalen Lösungen zu gestalten!