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FAQ - Digitalisierung von Prozessen

Digitalisierung von Prozessen

Welche Möglichkeiten habe ich für ein Digitalisierung meiner Geschäftsprozesse?

Grundsätzlich stellt sich erst einmal die Frage, ob du deine Geschäftsprozesse nur teilweise von digitalen Schritten unterstützen lassen oder komplett digitalisieren möchtest.

Unterstützen können wir dich in den folgenden Bereichen:

  • Prozessoptimierung
  • Rechnungseingang und -Freigabe
  • Qualitätsmanagement
  • Reisekosten
  • Urlaubsanträge
  • Postverteilung
  • Bestellanforderungen
  • Dokumentenmanagement mit Anbindung an revisionssichere Systeme

Manchmal ist es möglich, den gesamten Unternehmensworkflow digital zu formen. Dazu ist es jedoch erforderlich, alle Schritte in einem genauen Prozess abbilden zu können. Falls das nicht geht, weil sich zu oft etwas ändert oder du dir noch nicht sicher bist, in welche Richtung deine Unternehmensstruktur sich entwickelt, ist es sinnvoll zunächst teilweise zu digitalisieren.

Es ist natürlich möglich, erst einzelne Arbeitsschritte mit digitalen Prozessen abzubilden und später sukzessive weitere Schritte zu digitalisieren.

Was sind die Vorteile von digitalen Prozessen?

Ob deinem Unternehmen das Digitalisieren nützt, hängt vor allem von der Größe und Komplexität deiner Geschäftsfelder ab. Desto komplexer deine Arbeitsabläufe sind, desto sinnvoller ist ein digitales Workflowmanagement.

Die wesentlichen Vorteile eines digitalen Prozessablaufes sind:

  • Senkung der Kosten durch Zeitersparnis
  • Umsatzsteigerung durch verbesserte Produktivität
  • Mehr Kundenzufriedenheit durch mehr Qualität und schnellere Abwicklung (z.B. bei Retouren)
  • Ein besseres Fehler- und Risikomanagement
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Komfort und Übersicht
  • Bessere Dokumentation
  • Flexible Anpassung bei Änderungen der Prozesse
Wie würde das Digitalisieren meiner Businessprozesse ablaufen?

Ein möglicher Ablauf für die Digitalisierung eines Unternehmensworkflows könnte wie folgt aussehen:

  1. Zusammenbringen aller Stakeholder
  2. Aufnahme des aktuellen Workflows: Skizzierung der einzelnen Prozessschritte und deren Reihenfolgen, Auswirkungen sowie das Abfangen von Fehlerfällen. Das ist eine der schwierigsten Aufgaben.
  3. Analyse und Verbesserungsvorschläge. Hier werden natürlich auch Wünsche berücksichtigt, die bisher noch nicht abgebildet wurden.
  4. Modellierung des Workflows und Konzepterstellung
  5. Umsetzung des Digitalisierungskonzeptes
  6. Mehrere Testphasen mit Fehlerbehebung und Korrekturen. Je nach Größe dauert dieser Schritt ggf. mehrere Monate.
  7. Abnahme und Inbetriebnahme
  8. nachträglich Erweiterung von Prozessschritten (dies erfordert erneute Testphasen).

Dieses Vorgehen ist natürlich nicht in Stein gemeißelt und richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens.

Wie teuer ist das Digitalisieren von Geschäftsprozessen?

Die Kosten für ein Digitalisierungsprojekt hängen letztendlich von den jeweiligen Anforderungen ab. Generell kann man aber mit einer Summe ab etwa 10.000 € aufwärts rechnen. Zusammensetzen tut sich der Preis aus den folgenden Bausteinen:

  • Lizenzkosten für die eingesetzte Workflowsoftware
  • Lizenzkosten für die Datenbank (z.B. bei MS-SQL)
  • Serverkosten (z.B. bei einem Windows-Server)
  • weitere Lizenzkosten (z.B. für Scann-Software oder Texterkennungssysteme)
  • Unsere Arbeitsleistung (Projektmanagement, Analyse, Programmierarbeiten, Einrichten vor Ort, Testen, anschließender Support)
Ab wann lohnt sich ein digitaler Rechnungseingang?

Die manuelle Organisation von Rechnungen kostet Zeit und Geld. Ein digitalisierter Rechnungseingang aber auch. Im Prinzip lohnt sich ein digitaler Rechnungseingangsworkflow also dann, wenn die Verwaltungskosten auf manuellem Wege teurer wären, als das Einführen eines digitalen Workflows. Dies ist ab ca. 250 - 300 Eingangsrechnungen pro Woche der Fall.

Antwort nicht gefunden?

Das tut uns sehr leid! Gerne möchten wir dir helfen und beraten dich unverbindlich zu deinem Anliegen. Ruf uns doch einfach an, oder schreibe und eine E-Mail. Wir stehen dir gerne zur Verfügung!

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